Ich denke, es ist sicher zu sagen, dass fast jeder, der E-Mails im Job verwenden musste, Microsoft Outlook verwendet hat . Ich war einer von vielen Menschen, die gerade genug gelernt haben, um damit klarzukommen, und sie nie als etwas anderes als ein E-Mail-Programm gedacht haben, das auch Kalender drucken könnte. Mein Chef wusste weniger über Microsoft Outlook als ich, deshalb druckte ich immer die Abteilungskalender für sie aus. Stellen Sie sich meine Überraschung vor, als ich den Titel dieses Buches sah! Verwenden Sie Microsoft Outlook für Zeitmanagement und Organisation? Das musste ich sehen. Könnte es auf diese Weise auch von Menschen mit nur grundlegenden Fähigkeiten verwendet werden? Ich war sehr gespannt darauf, es herauszufinden.
HINWEIS: Ich werde mich von nun an nur noch auf das Buch als Effective Time Management beziehen - und somit weniger Zeit und Zeit in Anspruch nehmen.
Keine Fachkenntnisse erforderlich
Die Einführung war sehr beruhigend. Ja, dieses Buch richtet sich an Personen mit grundlegenden Microsoft Outlook- Kenntnissen. Die Autoren bitten den Leser, die Grundlagen zu verstehen, da es sich hierbei nicht um eine Art "Wie verwende ich Microsoft Outlook ab dem ersten Platz" -Buchart handelt. Der einzige Teil von Microsoft Outlook, der "vom ersten Klick an" erklärt wird, ist " Aufgaben", weil dies der Teil ist, den die meisten Leute entweder nicht benutzt haben oder nicht ausgiebig genutzt haben. Die Autoren sagen, dass das Buch auch für den erfahrenen Microsoft Outlook- Benutzer geeignet ist, da es ein System von Organisation und Zeitmanagement bietet, das besser und effizienter ist und sogar den erfahrensten Benutzer zeigt, wie man noch mehr aus der Software herausholt. Mit dieser Art von Einführung war ich begierig darauf, mehr zu lesen.
Jedes Kapitel beginnt mit einem Überblick, wie Probleme beginnen, gefolgt von einem Abschnitt namens "Lass uns anfangen und ändere das!" und endet mit einem Abschnitt "Sie versuchen es", der zusammenfasst, was das Kapitel gelehrt hat und gibt dem Leser einen Überblick darüber, was zu tun ist. Eines der besten Dinge an diesem Buch ist, dass es nicht an eine bestimmte Version gebunden ist. Es gibt Anweisungen für Microsoft Outlook 2003, 2007 und 2010 hier, so dass niemand ausgeschlossen wird.
Nicht in E-Mails ertrinken
Ich mag das Bild der "E-Mail-Flut", die das Buch uns allen ertränken will. Für viele Menschen ist es der einzige Weg, es zu beschreiben. Ich habe Leute gesehen, die über Hunderte oder Tausende von E-Mails sprechen, die immer noch in ihrem Posteingang sitzen und immer mehr reingehen. Es gibt keine Möglichkeit, dass irgendjemand diese E-Mails lesen kann - was sie brauchen, ist ein solider, effektiver Weg, um mit dem, was bereits da ist, fertig zu werden und zu verhindern, dass es sich wieder anhäuft. Und natürlich, wenn man mit einer Flut von E-Mails anfängt, wird die Situation nicht sofort in den Griff bekommen. Es muss einen Schritt für Schritt Plan geben. Genau das bietet Effective Time Management . Die Autoren identifizieren die Hauptursachen des Problems (z. B. abgelenkt werden, klicken Sie auf "Allen antworten" und haben kein System für den Umgang mit eingehenden E-Mails) und führen Sie den Leser durch die notwendigen Schritte, um zu verstehen, was bereits vorhanden ist ein System, damit es nicht wieder passiert. Ich glaube wirklich, dass jeder, der sich Zeit nimmt, diesen Abschnitt durchzulesen und den Ratschlägen der Autoren zu folgen (und vor allem bei ihrem System bleibt), findet, dass es funktioniert. Sie sind ehrlich darüber, wie sehr der Leser sein eigenes Verhalten ändern muss, um die Dinge in Ordnung zu bringen, und warum es so wichtig ist, diese Änderungen vorzunehmen. Jeder erforderliche Schritt (z. B. das Deaktivieren von Benachrichtigungen, das Festlegen von Zeitabschnitten für die Bearbeitung von E-Mails und das Zurücklassen von Nachrichten zu allen anderen Zeiten sowie das Erstellen von Erinnerungen, Aufgaben und Terminen direkt aus eingehenden E-Mails) wird für jede Version von Microsoft ausführlich beschrieben Ausblick . Sie sprechen darüber, wie Sie Ihre eigenen Ordner erstellen und wichtige Nachrichten markieren, damit Sie sie nicht übersehen. Das ist etwas, von dem ich gerne gewusst hätte, dass ich Microsoft Outlook bei der Arbeit verwendet habe. Es gibt detaillierte Anweisungen zum Einrichten von Regeln, damit Nachrichten automatisch in die entsprechenden Ordner sortiert werden. Das kann mehr als alles andere dazu beitragen, den Posteingang zu zähmen und die Leute auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.
Halten Sie Ihre Prioritäten aufrecht
Der Abschnitt über die Verwendung von Aufgaben zur Festlegung von Prioritäten wird ebenfalls auf den Punkt gebracht und zeigt anhand des Beispiels eines fiktiven, ständig unorganisierten Arbeiters, wie das Ablenken schwerwiegende Folgen haben kann. Dann wird der Leser durch verschiedene Methoden geführt, um zu bestimmen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche Vorrang vor anderen haben sollten. Das ist etwas, woran die meisten Leute Schwierigkeiten haben, herauszufinden, was wirklich wichtig ist und was ein wenig verschoben werden kann, während die wichtigsten Aufgaben erledigt werden. Die Autoren betonen die Wichtigkeit, Dinge niederzuschreiben. Dies ist ein Schlüsselkonzept in mehreren bekannten Zeitmanagementsystemen, und dies zu Recht. Heutzutage haben wir einfach zu viel zu beachten, und nicht einmal Einstein konnte alles bewältigen. Dinge niederzuschreiben ist der Schlüssel. Die Autoren gehen über den einfachen Akt des Schreibens und erklären, wie und warum Menschen sollten Pläne geschrieben haben. Sie erkennen an, dass es nicht einfach ist, mit schriftlichen Plänen zu beginnen, wenn man es noch nicht getan hat, und sie erklären, warum dies für ein gutes Zeitmanagement unerlässlich ist. Effektive Zeitverwaltung beschreibt ein einfaches System zum Einrichten von Terminen und Aufgaben (und erklärt deutlich den Unterschied zwischen den beiden) und zum Einrichten von Sichten, Filtern und Kategorien, um sicherzustellen, dass Sie genau die Informationen finden, die Sie schnell und effizient benötigen.
Kategorien, Aufgaben und Zeit
Die ersten Kapitel des Buches befassen sich hauptsächlich mit dem, was Microsoft Outlook am Arbeitsplatz leisten kann. Beginnend mit dem Kapitel "So gewinnen Sie mit einem effektiven Wochenplaner mehr Zeit für das Wesentliche" beschreiben die Autoren, wie Microsoft Outlook auch für die Planung von Nichtarbeitszeiten eingesetzt werden kann. Sie durchlaufen die notwendigen Schritte, um Kategorien einzurichten und sie farblich zu codieren, um Prioritäten zu setzen und Aufgaben zu organisieren. Sie betonen die Bedeutung der wöchentlichen Planung und die Einbeziehung von Zeit für persönliche Angelegenheiten wie Bewegung und Bildung als Teil des Gesamtplans. Es mag auf den ersten Blick seltsam erscheinen, persönliche, arbeitsfreie Aktivitäten in einen Wochenplan von Microsoft Outlook zu integrieren, aber die Autoren erklären klar, warum dies eine wirklich gute Idee ist, und betonen die Wichtigkeit von Ausgewogenheit im beruflichen und privaten Leben. Sie nehmen zur Kenntnis, dass nicht alle Arbeitsplätze eine private Planung zulassen und nicht jeder von außerhalb Zugang zu ihrem Arbeitsrechner hat und Strategien zum Umgang damit gibt. Es ist klar, dass sie ein solides Verständnis nicht nur für ihr Fach, sondern auch für die Realität des Arbeitsplatzes haben.
Planung im wirklichen Leben
Die Geschichte des fiktiven desorganisierten Arbeiters wird im Kapitel über die Planung des realen Lebens fortgesetzt. Die meisten Menschen wissen nicht genau, wie lange eine gegebene Aufgabe dauern wird, weil es eine sehr seltene Aufgabe ist, die alleine steht. Die Reise ins Büro beinhaltet auch Zeit, um zum Auto zu kommen, das Auto zu parken und zum Arbeitsplatz zu laufen, und viele Leute denken nur an die tatsächliche Fahrzeit. Die Leute werden abgelenkt oder es passieren Dinge, die den üblichen Arbeitstag völlig durcheinander bringen. Die Leute machen, was sie tun wollen, und schaffen es irgendwie, die Dinge nicht zu tun, die sie nicht tun wollen (was alles für jeden beschmutzt, der davon abhängig ist, dass dieser Job erledigt wird). In diesem Abschnitt beschäftigen sich die Autoren mit der menschlichen Natur und zeigen, wie ein effektiver Tagesplan alles so viel reibungsloser laufen lässt. Es ist der Schlüssel hier, die Zeit genau zu verfolgen, die für jede Aufgabe notwendig ist. Keine weiteren Schätzungen oder Statistiken mehr - die tatsächliche Zeit für jede Aufgabe von Anfang bis Ende. Im Wesentlichen möchten die Autoren, dass der Leser eine Zeitdatenbank erstellt, so dass der Leser nicht nur raten oder winken kann, sondern die tatsächliche Zeit für eine bestimmte Aufgabe nachschlagen und entsprechend planen kann. Sie bitten den Leser auch, ihre eigenen "Produktivitätsstunden" zu bewerten , jene Zeiten des Tages, an denen die Menschen am besten funktionieren, und ihre eigenen "Unterbrechungszeiten", jene Tageszeiten, an denen sie am wahrscheinlichsten unterbrochen werden. Dann legen sie einen Plan für die Planung von Blöcken mit unterbrechungsfreier Zeit während der Spitzenproduktivitätsstunden fest, und sie erkennen an, dass dies nicht über Nacht geschieht, da per Definition andere Leute trainiert werden müssen, um Sie während der Arbeit nicht zu unterbrechen. Und sie betonen, wie wichtig es ist, "Pufferzeit" aufzubauen, damit, wenn die Dinge länger dauern als erwartet, der Rest des Tages nicht völlig gestört wird.
Treffen, Treffen, wer hat das Treffen?
Meetings scheinen eine Tatsache des Geschäftslebens zu sein, und sie können enorme Zeitverschwender und Produktivitätskiller sein. Die effektive Zeitverwaltung erkennt dies an und erläutert im Detail, wie Sie Besprechungen über Microsoft Outlook einrichten und die Besprechungszeiten mit anderen koordinieren. Sein wertvollster Ratschlag kann jedoch in der Aussage "Die besten Treffen sind diejenigen, die nicht stattfinden" zusammengefasst werden. Meetings nehmen Menschen von ihren Jobs weg, unterbrechen den Arbeitsablauf, verlassen sich zu sehr darauf, dass jeder auf eine sinnvolle Art und Weise teilnehmen kann und kosten ein Unternehmen Geld, weil die Leute in Meetings sind, anstatt ihre Arbeit zu machen. Nach dem Erklären, wie Besprechungsanfragen eingerichtet werden, schlagen die Autoren vor, dass Besprechungen nur selten geplant werden und andere Kommunikationsmittel (wie z. B. Windows Live Meeting- oder Konferenzanrufe) stattdessen so oft wie möglich verwendet werden. Wenn Meetings notwendig sind, gibt es einen Plan, um sie reibungsloser laufen zu lassen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Dies deckt alle Grundlagen ab und sollte die Produktivität jedes Einzelnen steigern und die minimale Zeit verschwenden. Es wäre eine hervorragende Ressource für jeden Arbeitsplatz.
Weniger Papier, mehr Produktivität
Viele Menschen ziehen es vor, ihre Informationen auf Papier zu behalten (ich muss zugeben, dass ich einer dieser Leute bin). Aber das Papier verliert leicht den Überblick und die Fehler, und nach einer Weile wird die Masse des Papiers so unhandlich, dass es genauso gut zum Aktenvernichter geschickt werden kann. Effective Time Management beschreibt eine Methode, um effektive Notizen zu machen und elektronische Dateien effizient zu verwalten. Die Autoren schlagen vor, dass der Leser Microsoft OneNote verwendet, aber anerkennen, dass es nicht in vielen Versionen von Microsoft Office enthalten ist (besonders in den älteren Editionen) und separat erworben werden muss, was sich viele nicht leisten können. Ich wünschte, die Autoren hätten einige Vorschläge für Alternativen zu Microsoft OneNote unterbreitet, da es sich eindeutig um ein sehr nützliches Programm handelt, das effektiv in Microsoft Outlook integriert werden kann. Effektives Zeitmanagement führt den Leser durch die Verwendung von Microsoft OneNote, um Notizen zu machen, Pläne zu erstellen, Kalender einzurichten und ein strukturiertes und organisiertes System einzurichten, mit dem alles im Auge behalten werden kann. Es zeigt deutlich die Vorteile der Verwendung von elektronischen Notizen und Dateien anstelle von Papier. Ich muss zugeben, dass ich nach dem Lesen dieses Kapitels angefangen habe, über all meine Ordner voller Notizen und Ausdrucke anders zu denken, und ich werde anfangen, Microsoft OneNote oder ein ähnliches Programm zu finden, das mir hilft, die Dinge effizienter zu verfolgen.
Alles zusammenfassen
Effektives Zeitmanagement schließt mit einem kurzen Kapitel mit dem Titel "Wie kann ich wirklich von diesem Buch profitieren?", Das alle vorherigen Kapitel in die richtige Perspektive rückt und erklärt, wie Sie Microsoft Outlook und Microsoft OneNote am besten einsetzen können, um sich beruflich und privat zu organisieren. Die Autoren stellen klar, dass sie nicht erwarten, dass die Organisation über Nacht stattfindet, und sie erwarten nicht, dass dies geschieht, ohne dass der Leser entschlossen ist, es zum Funktionieren zu bringen. Aber sie erklären auch, warum es mehr als die Mühe wert ist, ihrem Plan zu folgen. Selbst wenn man Microsoft Outlook nicht benutzt, kann dieser Plan funktionieren. Es gibt andere Programme, die die gleichen Funktionen bieten, vielleicht nicht in einem so praktischen Paket, aber trotzdem brauchbar. Ich verstehe, dass der Schwerpunkt des Buchs auf Microsoft Outlook und Microsoft OneNote liegt, aber ich denke, dass es für die Autoren hilfreich gewesen wäre, einige andere Programme vorzuschlagen, mit denen das gleiche System auch ohne eine vollständige Kopie von Microsoft Office verfolgt werden kann . Das ist nur ein kleiner Vorschlag, und ich bin mir sicher, dass jeder, der daran interessiert ist, diesem System zu folgen, es mit der Software, die es zur Hand hat, arbeiten lässt.
Produkt bewertet 4/5Urteil
Effektives Zeitmanagement ist wirklich für alle da. Wir alle können davon profitieren, in unserem beruflichen und privaten Leben ein Gleichgewicht zu finden, unsere Zeit effizienter zu nutzen und die Werkzeuge, die wir zur Hand haben, bestmöglich zu nutzen. Selbst Menschen, die sicher sind, alles unter Kontrolle zu haben, finden hier nützliche Anregungen. Die Autoren verstehen sowohl die Software als auch die menschliche Natur und gehen Schritt für Schritt vor und erklären, warum das, was sie beschreiben, funktionieren wird. Ich bin froh, dass ich dieses Buch gelesen habe, denn jetzt kann ich anfangen, seinen Plan umzusetzen, um meine Zeit effektiver zu gestalten.
